筹办会议活动的3个阶段和24个步骤
会议是各级机关研究部署工作的重要手段,会务工作质量与水平的高低直接影响到决策及其落实的效果。会议活动的筹办涉及到会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段。
第一阶段:会前筹备阶段。大致要有16个重点步骤:
1.拟订会议方案。
会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务逐项分解落实。
2.起草、审核会议通知。
会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表述准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由办公室负责起草,然后报主管领导审核同意。做好这项工作,关键在于落实会议审批制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。
3.下发会议通知。
要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。
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